תוכנת ניהול ומעקב - מסמכים מבוקרים בקרת מסמכים QMSIL
דף הבית הסבר ותכונות ISO9001 הורדות שאלות ותשובות צילומי מסך צרו קשר

בקרת מסמכים QMSIL - הסברים למשתמש וצילומי מסך


מערכת ניהול המסמכים מאפשרת לבצע את כל השינויים הנדרשים במאגר המסמכים וכן לבצע פעולות שונות הקשורות במסמך או בקבוצת מסמכים. לחיצה על לחצן 'מסמכים' מהמסך הראשי תפתח חלון זה, המכיל את רשימת כל המסמכים הקיימים במערכת.
חלון זה מכיל רשימה של כל המסמכים, כאשר המידע המופיע עבור כל מסמך כולל את מספר המסמך, שם המסמך, סוג המסמך, שפת המסמך, מספר הגירסה הנוכחית ותאריך התחולה שלה. בנוסף, מכיל חלון זה אפשרות לסינון הרשימה על פי סוג המסמך, וכן לחצנים המאפשרים לנהל את מאגר המסמכים (ע"י הוספת מסמך, עריכת מסמך ומחיקת מסמך), וכן להדפיס, לייצא ולשלוח בדוא"ל רשימות שונות.

מסמך מבוקר הוא מסמך מתועד שאושר על ידי בעל תפקיד, מנוהל תחת שיטה לבקרת שינויים, ומתאר, מגדיר או מתעד עקרונות או תהליכי תכנון, תיפעול ובקרה באירגון. דוגמאות למסמך מבוקר הן: נוהל, הוראת עבודה, תקן, חוק, צו או תקנה.



כדי לפתוח את כרטיס המסמך, יש ללחוץ על שמו של המסמך ברשימת המסמכים, ואז על לחצן זה. ברוב שטחו של החלון מוצגים פרטי המסמך, ובנוסף ניתן ללחוץ על הכפתורים כדי להציג את היסטוריית הגירסאות של המסמך וכדי להפיץ את הגירסה האחרונה שלו בדואר אלקטרוני (email).

בקרת התיעוד (נהלים, תקנונים וכו') והרשומות (פרוטוקולים, הנחיות, החלטות ופעילויות איכות) ביחידה יעשו לפי נוהל המאושר על ידי בעלי התפקידים האחראים לפעילויות המתועדות. רק אחראי האיכות ואחראי התיעוד רשאים לעדכן מסמכים מבוקרים (נהלים, הוראות עבודה, טפסים ומסמכים מבוקרים אחרים) בתיקיית המסמכים התקפים. עדכון נהלים, הוראות עבודה, תקנונים ומסמכים מבוקרים אחרים ייעשה רק באישורו של מי שאישר את המסמך המקורי (או מחליפו בתפקיד).



חלון זה מציג את היסטוריית הגירסאות של המסמך, כאשר סדר ההופעה ברשימה הוא מהגירסה המעודכנת ביותר, כלפי הגירסה הראשונה. עבור כל גירסה המערכת שומרת (ומציגה בחלק התחתון של החלון) את התהליך שלה, החל מהצורך לשינוי וסיבותיו, דרך פרטי הכותב, פרטי המאשר, מידע אודות הגירסה הסגורה, ועד ההפצה והתחולה של הגירסה.

לפני הכנסה לתוקף של מסמך מעודכן יודרכו כל המשתמשים הרלוונטיים במסמך במהות העדכונים. האחראי על בקרת התיעוד (ורק הוא) יחזיק עותקים של מסמכים שפג תוקפם (בתיקייה שרק לו תהיה הרשאה לגישה) בתיקייה מיוחדת, לצורך סימוכין אפשריים בעתיד, למשך פרק זמן שייקבע בחברה.



כאשר לוחצים על כפתור 'הפצה בדוא"ל' מתוך חלון המציג מסמך מסויים, יפתח חלון זה ויאפשר להפיץ את הגירסה האחרונה של המסמך לרשימת התפוצה המוגדרת לו. בכדי שזה יקרה, חייבת להיות רשימת תפוצה מוגדרת למסמך, למשתמש צריכה להיות הרשאה להפיץ מסמכים, בגירסה האחרונה חייב להיות מוגדר הקובץ להפצה, וקובץ זה חייב להיות קיים.
בחלון שנפתח מוצגים פרטי האנשים המשתתפים ברשימת התפוצה, וניתן לבחור אם להציג את הודעת הדוא"ל או לשלוח אותה, וכן אם להצמיד את הקובץ להודעה. ניתן לקבוע את המלל שיופיע בהודעת הדוא"ל בחלון 'הודעות דוא"ל' הנגיש מ-'הגדרות המערכת'.
השיגור בדואר אלקטרוני עושה שימוש בתוכנת Microsoft Outlook שצריכה להיות מותקנת על המחשב בנפרד. אספקת והתקנת Microsoft Outlook אינה מהווה חלק מתוכנה זאת.

מסמך מבוקר צריך לכלול לפחות תאריך, שם המסמך ומספר המסמך, מהדורה, ושם הגורם המאשר.



כדי להפיק רשימת מסמכים מעודכנת, יש להציג את קבוצת המסמכים הרצויה ברשימה,(כל המסמכים, או רק מסמכים השייכים לסוג מסויים – בעזרת הסינון) וללחוץ על לחצן 'הפקת רשימת מסמכים מעודכנת' לפתיחת חלון זה.
בחלון זה יש ללחוץ על הלחצן המתאים: הדפסת הדו"ח ישירות למדפסת, הצגת הדו"ח על המסך טרם שליחתו להדפסה, או יצוא הדו"ח לקובץ אקסל (Excel).
אם בוחר המשתמש ליצא את הדו"ח לקובץ אקסל, נפתח חלון נוסף המאפשר למשתמש לבחור את שם הקובץ ואת הספרייה בה הוא ישמר.

מערכת ניהול מסמכים, מבוססת בדרך כלל על תוכנת מחשב המשמשת למעקב של מסמכים אלקטרוניים ומסמכים מודפסים. בדרך כלל יש לתוכנה יכולת לעקוב אחר מהדורות שונות הנכתבות על ידי משתמשים שונים (שמירת היסטוריית גירסאות).



לצורך ניהול המסמכים המבוקרים, קיימות במערכת מספר טבלאות משתמש המכילות את הערכים המופיעים בשדות הבחירה מתוך רשימה מוגדרת מראש (combo-box). הגדרת הערכים בטבלאות המשתמש, נעשית מחלון ההגדרות, הנפתח לאחר לחיצה על לחצן 'הגדרות' במסך הראשי. כדי לעדכן טבלת משתמש, יש לבחור את הטבלה הרצויה מהרשימה, ואז היא תוצג ותאפשר לשנות את הערכים בה.
כדי להוסיף רשומה לטבלה, יש להגיע לתחתית הטבלה (כאשר מספר הרשומות בטבלה רב, יש להעזר בפס הגלילה הנמצא בצד החלון) ולהוסיפה כרשומה האחרונה בטבלה (בפעם הבאה שהטבלה תוצג, היא תמויין והרשומה החדשה תופיע במקום המתאים. כדי לערוך רשומה, יש 'להקליק' עם העכבר במקום המתאים ולשנות. כדי למחוק רשומה, יש ללחוץ עם העכבר על הריבוע הקטן (record selector) מימין לערך בתוכן השדה ולהקיש על מקש Delete במקלדת.
טבלת סוגי המסמכים וטבלת שפות המסמכים מכילות שדה תוכן בודד, אולם טבלת 'רשימות תפוצה למסמכים מבוקרים' כוללת מלבד שם הרשימה גם רשימה פנימית של שמות המשתמשים השייכים לרשימת התפוצה.

בסביבות מבוקרות, בקרת מסמכים וניהול מסמכים חיוניים לאבטחת איכות. מערכות תוכנה לניהול ובקרת מסמכים מבוקרים עוזרות לבצע את המשימות הקשורות בבקרת המסמכים.



בקרת מסמכים QMSIL : תוכנת ניהול ומעקב - מסמכים מבוקרים

כל הזכויות שמורות ליאיר ויסמן פיתוח תוכנה